公司上周举行了“双节续费送好礼”的活动，刚签下一家商贸公司的新客户，而会计小美审查对方过往的账目，翻到备用金记录时整个人都呆住了。

——3月提取的8万备用金一直挂在 “其他应收款” 里，既没报销凭证也没还款记录，4月还提过5万现金，用途栏只潦草写了 “开支”，连份基础的采购清单都没有。

细问之下才得知，对方之前找的那家代账公司，说什么AI记账、时代潮流，手机上就能操作，一年才几百块，结果资金链断裂跑路了，账册真是乱成了一团。

实习生小雅想到了她每个月发完实习工资，都会固定转1500到专门的微信账户里作为备用金，就怕突然有个水电费、交通费要垫付。

可公司里说的备用金，怎么听着和自己攒的这钱完全不一样？不仅有 “提多少” 的限制，还会牵扯到 “被税局查”“交个税” 的风险？

▎一、先搞懂：备用金是什么？

简单来说，备用金就是企业提前准备的一笔 “小额零钱”，专门用来付那些日常突发、金额不大的开销

 —— 比如行政临时买办公用品、员工出差前预支的路费餐费，或者办公室买桶装水这种零碎支出。不用每次花这点小钱都走复杂的公对公转账流程，拿这笔提前备好的钱直接付，方便应急。

说起来，和个人用于用急的备用金/应急金一个意思，只不过企业肯定更加正规。

比如企业提备用金要符合银行要求（现金超 5 万需预约）、花的时候要留佐证（采购清单、出差审批单）、用完还要记账报销，不能像个人钱那样随意用。

▎二、再来看：备用金提取的 2 个核心标准

很多人以为备用金 “想提多少提多少”，其实开户银行有明确实操要求，超标准提备用金不仅可能被银行拒付，还会因‘资金用途不明’引起税局关注”。

例如，按照 “自行判别、申报享受、相关资料留存备查” 方式享受优惠，若企业不严格按规定操作，很可能面临补税等后果。

1. 金额标准：按 “日常零星开支” 定限额

2023 年 3 月《现金管理暂行条例实施细则》废止后，备用金金额不再有法定强制限额，由企业根据实际经营需求自主约定，但需符合开户银行的实操要求：

① 现金提取：单日累计一般不超过 5 万元，超 5 万元需提前 1 个工作日向银行预约并说明用途；

② 银行转账：无强制限额，但单次超 5 万元可能触发银行反洗钱监测，需同步提供‘用途佐证材料’（如差旅费附出差审批单，采购附采购清单）。

2. 用途限制：3类支出能提，3类绝对不能提

✅ 推荐用备用金的场景（需留存业务佐证）：

① 员工差旅费预支（附出差审批单）；

② 小额采购支出（附采购清单或合同）；

③ 日常零星杂费（附费用明细）。

❌ 风险禁区（易触发监管关注）：

① 用于股东 / 员工私人消费（无经营用途，可能被认定为分红或工资补税）；

② 用于虚拟货币交易、跨境赌博等非法用途（触发反洗钱监测）；

③ 无任何佐证材料的‘无理由’提取（银行可能拒付）。

注：工资、奖金需通过‘应付职工薪酬’科目核算并依法代扣个税，大额货款建议公对公转账（非强制，但可降低‘公转私’风险）。

▎三、3种常见场景的记账方法（直接抄分录，新手也会）

​备用金记账最容易乱的是 “提钱”“报销”“还款” 三个环节，分场景记清就行：

1. 员工预借备用金（比如销售小张借 5000 元出差）

借：其他应收款 - 备用金（小张） 5000

贷：银行存款 5000

（备注：要让员工填《备用金借款单》，写清用途和还款时间，避免后期扯皮）

2. 员工报销冲抵备用金（小张出差花了 4800 元，剩 200 元退回）

借：管理费用 - 差旅费 4800

库存现金 200

贷：其他应收款 - 备用金（小张） 5000

3. 备用金用于日常采购

（行政部提前预借 3000 元备用金后，买办公用品花 3000 元，直接用备用金支付）

借：管理费用 - 办公费 3000

贷：其他应收款 - 备用金（行政部） 3000

若未预借，直接用公司资金支付（非备用金），分录为：

借：管理费用 - 办公费 3000；

贷：银行存款 3000”

（注意：采购要要回增值税普通 / 专用发票，发票抬头必须是公司全称 + 税号）

▎四、最容易踩的 2 个税务雷区（税局重点查！）

1. 备用金长期挂账（超 3 个月）补税风险！（超 3 个月需警惕）

很多企业备用金挂在 “其他应收款” 里，半年甚至一年不清理 —— 税局会依据财税〔2003〕158 号文认定：

① 股东借款超纳税年度未归还且无经营用途，视同分红征 20% 个税；

② 员工借款超 3 个月未报销且无合理理由，可能被认定为工资薪金补税。

👉 正确做法：备用金借出去后，要求员工 1 个月内报销，最长不超 3 个月，超期未报的从工资里扣回（需在劳动合同里约定）

2. 备用金报销用 “收据”= 不能税前扣除！

有些财务图方便，用超市收据、手写白条冲抵备用金 —— 根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告 2018 年第 28 号）。

单次支出超 500 元必须要发票，收据只能用于 500 元以下零星支出（比如买瓶水、复印资料）且需要符合一定条件（具体可看以往文章）

👉 避坑：让员工养成 “小额支出要小票，大额支出要发票” 的习惯，没发票的要么补开，要么不能报销

▎五、备用金管理极简表格（直接下载用）

把这个表格设为共享文档，每天更新 1 次，对‘距离报销截止日不足 15 天’的记录标红预警。老板和财务都能实时看备用金状态，避免漏管。

最后提醒：备用金虽小，但管不好会引发 “资金混乱 + 税务风险”，今天讲的标准和方法，建议转发给公司负责花钱的同事 —— 下次再有人问 “备用金能不能多提”，直接把这篇文章发给他看！