撰写好汇报材料要抓住三个环节

在实际工作中，下属向员工汇报工作是常有的事情，因为，写工作汇报也便是下属可能会经常要做的工作。

汇报材料是下属向上级领导进行工作汇报时的文稿，是向上级反映自身工作开展情况的。向领导提交工作汇报，看似很平常，实际很重要。事实证明，汇报材料写得好，就能较好地反映你的工作状况，得到上级领导的重视，更好地推进下一阶段工作的开展；相反，若工作汇报材料写得不好，汇报内容没有紧贴汇报的主旨，思路不清，观点不明，语言拖沓，则会为你的工作状况减分。

所以，任何有工作经验的人都会十分重视这件事。那么，怎样才能写好汇报材料呢？下文提出了三点要求。

◆突出主题，做到投其所好

首先，工作汇报的材料要突出主题。一般来说，领导听取某部门或某个人的工作汇报都有一定的目的性。因此要准确领会领导意图，紧紧围绕领导的关注点来撰写工作汇报，切不可偏离主题、答非所问或缺漏汇报内容。

其次，下属在编写工作汇报时，要考虑到主管领导的特点，做到投其所好。具体来说，包括两个方面的内容。

①汇报内容的行文特点要符合上级领导的思维特点和语言风格，力求汇报的思路和语言与领导接近。

②汇报内容要紧贴上级领导分管的工作。领导分工各有侧重，我们需要针对领导所分管的工作，撰写汇报材料。

◆分清层次、结构合理

汇报材料的内容，一般包括工作开展情况、工作成绩、存在的问题与建议，下阶段的工作计划等内容。在对如此丰富的信息进行编排时，要做到如下两点：

①汇报材料要做到层次清晰、结构合理。

②情节要简单，突出主要情节，不必事无巨细、面面俱到。

◆情况准确，语言简洁

汇报材料是通过汇报者所写的报告向上级领导传递信息，以供其决策所用。因此，工作汇报材料的语言要简洁明快，切忌冗长啰唆。

所以，情况必须要真实准确。写汇报材料人员，要说实话、报实情，一是一、二是二。讲成绩时不能随意拔高、扩大，谈问题时不能回避、掩饰，能够量化的，要用数字说话。

案例：

老马是一家制造企业的负责人，面对如今日益竞争激烈的市场环境，他在考虑公司是否要进军一个新的领域。

于是，他将公司的中高层管理人员召集到一起，就这个问题进行讨论。在这个问题上，主张向新领域进军的老刘和主张先稳扎稳打、后续再进行业务扩张的老王进行了激烈的争论。总经理老马一时难以决定，于是分别让他们各写一篇汇报。

事后，两人都做了认真的准备。两天之后，公司再次召开了一次中高层领导班子的会议。会上，老刘先作汇报，讲了两个多小时，难免漫无边际。老王汇报不到半小时，重点突出，要言不烦，让听者印象深刻。两人汇报完后，老马还是没有轻易做出决断，而是说：“再给三天时间，你们两人各写一份书面材料交来。”

三天后，两人的汇报材料提交至总经理办公室，老刘写了将近两万字，老王写了八千字。到第三天下午开会的时候，老马表扬老王，说他的这份材料意思清楚，重点突出，论点可以服人，于是他决定暂缓进军新领域的计划。

工作汇报的写法没有固定的格式，需要撰写者认真体会、灵活把握，但重点是抓好内容、结构和语言三个方面的问题。

来点视觉冲击吧！图表比文字更具有说服力

在向领导汇报工作之前，尤其是内容的篇幅较大时，我们大多数人会有这样一个习惯：除了用简明的语言将主要内容罗列出来外，还会在其中穿插图表，使其内容显得更清晰、更有说服力。

生物学家介绍说，人类从眼睛通往脑部的神经，要比从耳朵通往脑部的神经多好几倍，而且，从科学实验中可以发现，我们对眼睛暗示的注意力是对耳朵暗示的25倍。因此，如果你想要清楚地表达，你应该生动地描绘你所说的要点，把你的想法具体化。

美国国家收银机公司总裁帕特森就采用了这种方法。他在《系统杂志》所写的一篇文章中，简要说明了他向工人及销售人员演讲时所用的方法。

“我认为，一个人不能期望单凭言语，让人了解他的想法，或是掌握住别人的注意力，还需要一些戏剧性的辅助手段。最好是补充图片，以图片表现出对和错的两面，图表比语言文字更具有说服力，而图片又比图表更具说服力。对某一主题最理想的表现方法，就是将每一部分说明都配以图片，而文字与语言只是用来与它们配合。我很早就发现，在和人们打交道时，一张图片胜过我所能说的任何话。”

图表是一种高效、直观、形象的表达工具，它能让使用者以最少的时间、以最能冲击视觉的效果直击问题的要害。因此，我们说，简单的图表胜过繁琐的文字，尤其是在作报告或演示某一内容时。

案例：

为了让所有员工积极为公司的发展积极献言献策，公司领导会定期召开员工大会。在会上，会议主讲人需要将公司目前的发展情况清晰地告知大家。下周一又要开员工大会了，这次，公司总经理要求这位新晋升的经理——本恩来为大家作这个报告。

为了做好这项工作，本恩首先对行业的现状、竞争对手公司的情况及本公司的现状等方面做了很多的调查和研究，获得了很多有价值的信息，因而他对即将要完成的这份报告充满着信心。就在他高兴之余，他突然想到一个问题，这么多的内容我如何才能让别人看起来更清晰、简洁呢？有了，本恩很快便想到了一个好主意——用图表来传递信息。

经过几天的准备，会议开始了，轮到本恩发言时，他说：“各位领导、同仁们，早上好！现在由我来向大家作报告，报告的主题是向大家介绍一下目前业内状况和市场形势，在此基础上，我针对公司下一步的发展方向提供一点儿我的建议。请看大屏幕……”

在一段简要的文字说明后，紧接着出现了几张图表，在图表中，公司的市场份额、销售增长率等信息都清晰地展现在听众面前。本恩在上面给大家作简要的说明，下面的听众也很清楚他所讲述的内容。不多久，一场精彩的报告便结束了。

报告阐述完毕，下面响起了一片热烈的掌声。

图表化的演示，让他不需要作太多的补充，就能让听众从中读出所有的信息。的确，繁多的资料会让人看起来很疲劳，而图表则不一样。图表言简意赅，但所反映出来的信息却很丰富。因此，在工作汇报时，我们应充分运用图表这一工具，将我们所要表达的内容和信息通过它，让领导“一目了然”地看到。

目前，图表已被广泛运用到企业的各类文件中，然而，如何更形象、直观地用图表来阐述我们所要表达的内容呢？对此，我们给出了如下两点建议。

◆遵循“越简单越好”的原则

图表的制作需遵循“越简单越好”的原则，我们只需将所要反映的信息用图表表达出来即可，而不是要将它做得多绚丽多姿。

◆图表使用不宜过多

有效地运用图表确实为我们的工作带来了便利，但凡事过犹不及。如果单纯地是串的图表常常会令人感觉到枯燥，并且用的图表越多，记住它的人反而会越少。